Fases de la Comunicación Interna en una Organización

La comunicación interna es una herramienta transversal cuyo propósito principal es alinear a las personas con el negocio. 

¿De dónde sacan las empresas el interés por comunicarse con sus colaboradores? esta pregunta me la he hecho en varias ocasiones y la respuesta, si bien no es la única, es que la comunicación es una herramienta transversal para alinear a las personas con el negocio. Y el acto de la comunicación interna entre la empresa y sus colaboradores, va más allá de solamente mantenerlos informados,  la comunicación es una herramienta gerencial. 

Las organizaciones necesitan que los colaboradores quieran aportar lo mejor de sí mismos para tener empresas competitivas, pero para lograr esto, se requiere implicación y compromiso, actitudes que van en doble vía y que son atravesadas por una buena gestión comunicativa. 

Insisto en que una de las dificultades de la comunicación interna, pero a la vez una fortaleza son las distintas interpretaciones, pero principalmente hay que considerar que la comunicación interna se vive de distintas maneras en cada organización. En este sentido, la comunicación atraviesa varios momentos que son necesarios para tener éxito en la misma.

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FASE 1

La primera fase se da cuando la organización tiene una voluntad de informar, en esta fase se realizan acciones enfocadas a definir los públicos de interés, los mensajes y se crean un conjunto de canales de información interna. Además, se caracteriza por ser un proceso unidireccional ascendente, donde se pone al servicio de los colaboradores una serie de información que la organización considera útil y relevante para ellos. Esta es una fase clave de la comunicación, sin embargo, la organización no debe permanecer allí por mucho tiempo, ya que los colaboradores tienden a recibir la información con escepticismo, le dan poco valor o peor aun, la ignoran.

En esta fase se cree que un colaborador mejor informado es una persona más motivada y este imaginario es falso, lo que es cierto es que conocen más de la empresa, sin que esto implique motivación o sentido de pertenencia. Cuando la organización se cuestiona si la información realmente está respondiendo a las necesidades, inquietudes y expectativas del colaborador, es cuando está preparada para entrar a la siguiente fase. 

FASE 2

Esta fase se caracteriza por el escuchar, en ella la organización se centra menos en los mensajes y más en lo que dice el colaborador. Es así, como surgen canales enfocados a recoger voces, opiniones, ideas y aspectos de mejora que surgen directamente de los colaboradores, claro está, sin perder la institucionalidad, es decir, los lineamientos propios de la gerencia que van alineados con los objetivos. 

En esta fase se vive un proceso bidireccional, donde no sólo desde la dirección hay información, ideas y proyectos por compartir, sino desde los colaboradores. La consigna principal debe ser: necesito influir y para ello necesito escuchar. 

FASE 3

Esta fase implica comprender que el proceso de la comunicación interna es complejo y que requiere planeación. Se caracteriza por integrar información y escucha para construir estrategias. En esta fase la organización ha comprendido que se compone no solo de entes económicos, financieros y productivos, sino sociales; éste último compuesto por  personas cada una con unos valores y objetivos propios.

Alinear los objetivos de los colaboradores con los de la organización debe ser uno de los componentes de los planes de comunicación como herramienta fundamental para intervenir o gestionar la cultura organizacional, la cual está directamente relacionada con los valores con los que queremos que los demás nos reconozcan como diferentes, comportamientos de la organización que se deben dar fundamentalmente de parte de los colaboradores. El mensaje clave en esta fase es: no es lo que tienes qué hacer, sino por qué es importante que lo hagas, para ti y para la empresa. 

FASE 4

En esta fase se ha comprendido el aporte de la gestión de la comunicación interna para influir sobre el desempeño, aquí la comunicación interna se alinea con los objetivos del negocio y se convierte en un instrumento de refuerzo y motivador para estimular comportamientos. La alta gerencia de la organización comprende el componente estratégico de la comunicación interna para el éxito de su gestión. 

Para identificar en qué fase de la comunicación se encuentra su organización se puede hacer las siguientes preguntas ¿cuáles son los canales de comunicación? ¿existen canales de escucha? ¿existen escenarios participativos? ¿toman en cuenta las opiniones a la hora de proponer cambios?  ¿existe departamento, coordinación o dirección de comunicaciones? ¿el responsable de la comunicación interna incide en los temas organizacionales?

Es muy importante identificar en qué fase se encuentra la organización y cuál es el papel de la comunicación interna de acuerdo a su situación actual.

“cuando tu no tomas en cuenta a la gente, la gente no te tomará en  cuenta a ti”

¿Para qué la comunicación interna?

Hola amigos, hoy les comparto uno de los temas que me apasionan: la comunicación interna. Este texto surge de la reflexión que me he tenido al respecto, de acuerdo a mi experiencia. Seguramente habrán otras miradas. Esta es la mía, espero les sea útil...  Luz Albanny Oliveros 

Comunicar estratégicamente al interior de una organización implica desarrollar en las relaciones laborales y personales un ambiente de sinceridad, de escucha y de circulación de la información, permitiendo que la historia, la misión, la visión, los valores y principios sean compartidos por los grupos de interés que la conforman.  La comunicación entonces, se convierte en una aliada estratégica de la cultura organizacional.

Gestionar esta comunicación implica definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos para apoyar la labor de las organizaciones, en el sentido de mejorar las relaciones con los públicos de interés, especialmente internos. Lo anterior permite un empoderamiendo hacia la organización, ya que en la medida en que los colaboradores están informados, se sienten parte activa y reconocidos por la misma. De este modo la comunicación, al incrementar la posibilidad de participación, favorecer las iniciativas y movilizar la creatividad, se convierte en un factor de integración, motivación y desarrollo personal. Tomar conciencia de su importancia, facilitará el establecimiento y puesta en práctica de estrategias orientadas en ese sentido y su participación activa será determinante para el logro pretendido.

Tomada de efectus.com.mx

El principal objetivo de la comunicación interna es implicar en el proyecto empresarial a todos los miembros de la organización. Se trata de crear un clima de trabajo cordial y de confianza, de manera que sus objetivos y los de la empresa estén interrelacionados. Todas las acciones y su gestión contribuirán a fortalecer la cultura corporativa.

De acuerdo a lo anterior, el proceso de comunicación interna no debe entenderse de forma unidireccional, por el contrario, es la participación de ambas partes la que conseguirá satisfacer las necesidades y crear un buen clima. Es por esto que la retroalimentación que se produzca por ambas partes en la comunicación interna es clave.

Para entender mejor todo lo expuesto, es importante recordar los cinco axiomas de la comunicación de Paul Watzlawick, los cuales plantean:

1. Es imposible no comunicar

2. Toda comunicación tiene contenido y un nivel de relación.

3. La relación depende de la forma en que se establecen las secuencias de comunicación que cada actor de la comunicación establece.

4. Los sujetos de la comunicación utilizan la comunicación sistemática.

5. Toda relación comunicacional es complementaria.

Si bien, la comunicación interna no tiene una definición universal, es muy importante entender que ésta se fundamenta principalmente en el nivel de relacionamiento efectivo que se da entre la organización y sus colaboradores. Una relación permeada por una comunicación que comprende que más allá de informar, tiene como funcionalidad  aprovechar el conocimiento que produce el público interno e interrelacionar su razón de ser con la de la organización.